A causa della loro estensione la gestione dei files contenuti nei nostri computer, e soprattutto in quelli dell’azienda in cui lavoriamo, può risultare difficoltosa.

Negli ambienti professionali, in cui le incompatibilità rischiano a volte di determinare perdita di informazioni o ritardi nella lavorazione dei dati e, di conseguenza, nella consegna del pacchetto definitivo al cliente, tali problematiche possono avere un peso notevole. Se consideriamo poi le realtà che hanno a che fare con formati di salvataggio diversi perché integrano o “assemblano” dati che provengono da più fonti, la questione può assumere la difficoltà di un rompicapo. Si pensi per esempio agli scambi tra le società di comunicazione e le tipografie, che hanno subito un piccolo shock con la release della CS4 Adobe, quando alcuni esecutivi di stampa hanno iniziato a risultare parziali o illeggibili.

Da un lato, insomma, il digitale ci sta portando verso un sistema di scambio che richiede un’alto grado di uniformità nella decodifica di applicazioni e supporti; dall’altro le logiche di mercato esigono che i produttori di software cerchino di differenziarsi rispetto ai propri competitors,  per cui a programmi o releases nuovi, teoricamente dotati di una portata innovativa, corrispondono spesso nuove estensioni proprietarie.

Uno dei casi più evidenti è rappresentato l’estensione XML che Microsoft adottò qualche tempo fa, contestualmente all’uscita del pacchetto Office versione 2007. Secondo il produttore le estensioni .docx, .pptx e così via presentano evidenti vantaggi in termini di compressione dei file, ripristino dei file danneggiati, rilevazione di documenti contenenti macro, garanzie di riservatezza, controllo sulle informazioni personali e interoperabilità dei dati business. Molti però ricorderanno che, specie nel primo periodo, le difficoltà di scambio tra coloro che possedevano una versione di Office antecedente al cambiamento e coloro che si erano già adeguati furono evidenti.

Fortunatamente, ad ogni modo,  esistono alcuni siti specializzati, come freefileconvert.com , che semplificano in parte la questione. Nel caso di questo applicativo online si fa l’upload del file dall’estensione “indesiderata”, si processano le informazioni scegliendo il formato ideale di output e, infine, si procede attraverso il download del nuovo file, uguale a quello originale, ma dalla denominazione differente. Un modo semplice, veloce e gratuito per gettare un ponte tra i soggetti di un processo comunicativo in teoria banale, come costruire un database su un foglio Excel e condividerlo coi propri colleghi, ma di fatto fondamentale per portare a compimento una prestazione d’opera o una consulenza.